Un bureau bien rangé: 5 conseils pratiques

L'essentiel en bref

Grâce à ces conseils simples, vous aurez – et conserverez – une vue d'ensemble plus claire de votre bureau:

• Libérer de l'espace pour se libérer l'esprit: ne laissez sur le bureau que ce qui est utile au quotidien.

• Un plan pour les documents papier: répartissez les documents en trois catégories: reçu, en cours de traitement, classé.

• À chaque chose son tiroir: définissez clairement les tâches et attribuez-leur des emplacements fixes.

• Rangement optimal: étiquettez les articles rarement utilisés et conservez-les dans une armoire.

• Adieu le méli-mélo de câbles: regroupez les câbles techniques et les chargeurs dans des zones définies et attachez-les ensemble à l'aide d'accessoires pratiques.

• Cinq petites minutes, grands effets: remettez brièvement en ordre votre poste de travail chaque jour.

Conseil n° 1: libérer de la surface de travail

Disposer d'une surface de travail aussi dégagée que possible permet de travailler dans le calme en gardant une bonne vue d'ensemble. C'est pourquoi nous vous recommandons de d'abord vider entièrement votre bureau, puis de regrouper tous les objets selon leur fréquence d'utilisation. Ne remettez sur votre bureau que ce dont vous avez besoin au quotidien, comme des stylos, du matériel pour prendre des notes ou votre agenda. Les objets rarement utilisés seront rangés dans un tiroir ou une armoire. De plus, regroupez les petits accessoires utiles dans le moins de boîtes possible – cela créera tout de suite un effet plus apaisé.

Avoir une corbeille à papier à proximité permet de garder plus facilement la surface de travail dégagée, même pendant la journée. Vous pouvez ainsi éliminer directement les notes obsolètes, les emballages et autres déchets.

Surtout quand on dispose d'un espace de télétravail exigu, il est judicieux de faire place nette une fois le travail accompli: dégagez autant que possible votre surface de travail afin de disposer de beaucoup d'espace et d'avoir les idées claires pour vous remettre à la tâche le lendemain.

Conseil n° 2: établir un circuit pour le papier et le courrier

Le plus souvent, des montagnes de papier difficiles à gérer se forment parce que les documents ne suivent pas un circuit défini. Fixer trois étapes claires vous permettra de classer directement tous les documents sans équivoque.

Conseil n° 3: répartir les tâches dans différents tiroirs

Les tiroirs offrent beaucoup d'espace de rangement, mais, sans organisation, on se dirige rapidement vers une accumulation chaotique. Ces cinq étapes vous permettront de ranger durablement les tiroirs de votre bureau:

Étape 1: tout vider

Videz chaque tiroir entièrement. Vous verrez ainsi ce que vous y avez accumulé et l'espace vraiment disponible.

Étape 2: trier et écarter

Regroupez les articles similaires. Retirez tout ce qui est défectueux, en double et inutilisé.

Étape 3: définir des zones claires

Si possible, affectez une seule catégorie d'objets à chaque tiroir: vous pouvez, par exemple, ranger ce qu'il vous faut pour écrire dans un tiroir et des accessoires techniques ou du matériel d'expédition dans un autre. Il est préférable de séparer ce que vous avez en réserve (stylos de rechange et blocs-notes, par exemple) des objets dont vous avez besoin au quotidien.

Étape 4: donner de la visibilité aux petits objets

Placez à l'avant ce dont vous avez souvent besoin. Les inserts et séparateurs de tiroir se révèlent pratiques pour empêcher que les trombones, les clés USB et autres petits objets se mélangent. Ne remplissez pas les tiroirs à ras bord: un peu d'espace libre facilite le rangement tout en donnant une impression visuelle plus apaisée.

Étape 5: conserver une organisation compréhensible

Des étiquettes sont utiles lorsque plusieurs personnes utilisent un même bureau. Tout le monde connaît ainsi immédiatement la place de chaque chose. La répartition n'a pas besoin d'être parfaite – l'essentiel est qu'elle soit facilement compréhensible et efficace au quotidien. En effet, plus il est simple de ranger, plus le bureau restera longtemps ordonné.

Conseil n° 4: exploiter intelligemment l'armoire et les étagères

Une armoire de bureau et/ou des étagères conviennent pour ranger les objets utilisés plus rarement et les consommables. Divisez aussi ces rangements en plusieurs zones fixes. Tout ce dont vous avez très rarement besoin peut être placé en hauteur et/ou à l'arrière.

Voici quelques conseils de rangement supplémentaires pour l'armoire de bureau et les étagères:

• Stockez le papier pour imprimante, les enveloppes, etc., à portée de main.

• Les boîtes lourdes devraient être placées en bas. Cela permet de les prendre et de les ranger facilement et en toute sécurité.

• Des boîtes fermées sont idéales pour les objets rarement utilisés et ceux qui paraissent rapidement en désordre, comme les câbles. Elles offrent immédiatement une impression visuelle apaisée.

• Exploitez la hauteur des compartiments de l'armoire: un deuxième niveau peut être créé grâce à des inserts supplémentaires. Ainsi, vous empilez moins et accédez plus facilement à l'objet recherché.

• Étiquetez les boîtes et les organisateurs sur le devant. Cela évite d'avoir à tout sortir et à fouiller à chaque fois.

• Vérifiez régulièrement le stock de consommables. Ainsi, vous n'achetez pas en double et remarquez à temps ce qui va venir à manquer.

Encore un petit conseil: des réglettes lumineuses LED sont un moyen pratique d'éclairer parfaitement l'armoire de bureau – et de trouver tout de suite ce dont on a besoin.

Conseil n° 5: regrouper câbles et éléments techniques

Les câbles et les chargeurs peuvent rapidement devenir une source d'énervement au travail. Par conséquent, voici notre recommandation: seuls les appareils et connecteurs utilisés quotidiennement peuvent rester sur le bureau en permanence – à une place fixe. Les autres accessoires techniques disparaissent dans l'armoire ou les tiroirs, comme évoqué plus haut.

Petite astuce: des organisateurs et boîtes à câbles éviteront le méli-mélo de câbles.

Pour garder un bureau ordonné

Avoir un bureau ordonné ne devrait idéalement pas être un grand projet ponctuel. En effet, cela vous aidera à long terme dans votre quotidien professionnel. Gardez en tête que de petites routines apportent plus que de grandes opérations de rangement irrégulières.

Routine de rangement après le travail

Terminez chaque journée de travail par un petit moment de rangement – cinq minutes sont souvent suffisantes. Ce rituel permet de mettre de l'ordre non seulement au bureau, mais aussi dans ses idées. Surtout en télétravail, le rangement permet d'établir une frontière claire: votre poste de travail disparaît de votre vue et la soirée peut commencer.

Faites en sorte que cette routine de cinq minutes soit aussi simple que possible: placez les documents à l'étape qui convient, rangez crayons et petits objets à leur place, ramenez votre tasse et votre verre à la cuisine et évacuez les déchets.

Garder l'archivage des documents et les consommables sous contrôle

Même si certaines tâches ne sont pas à accomplir quotidiennement, mieux vaut veiller à une certaine régularité:

• S'occuper de la totalité des documents reçus – 1x par semaine: Quels documents doivent être traités, éliminés ou classés?

• Vérifier et racheter les consommables – env. 1x par mois: ai-je encore suffisamment d'enveloppes, de papier pour imprimante, d'agrafes, etc.?

• Adapter le système de rangement – env. 1x par semestre: lorsque des objets se retrouvent sans cesse au mauvais endroit, cela n'est souvent pas le signe d'un manque de discipline. Dans la plupart des cas, cela signifie que l'endroit choisi ne correspond tout simplement pas à votre quotidien. Dans ce cas, ne suivez pas rigidement le plan théorique, mais adaptez l'organisation établie à votre quotidien au bureau.

Et n'oubliez pas: l'ordre au bureau n'est pas une fin en soi. Votre espace de travail ne doit pas forcément ressembler aux intérieurs de luxe vus dans les magazines de décoration. L'important est qu'il apporte de l'apaisement, facilite la concentration au travail et vous fasse gagner un temps précieux au quotidien.